Manual de Orientação de uso do Channel Manager integrado ao Hospedin

Mas o que é um channel manager e como ele funciona? 

Trata-se de um software que lhe permite gerenciar as tarifas e disponibilidades das reservas, anunciadas em diferentes canais de venda (Ota’s), centralizando tudo em um só lugar. 😱

Para quem quer aumentar as chances de venda, anunciando as acomodações em vários canais de venda online, o uso de um gerenciador de canais é indispensável. Assim se torna possível controlar todos os anúncios em uma só plataforma, evitando os riscos de overbooking*.

Se você tiver um channel manager integrado ao seu PMS, as reservas vindas dos canais de vendas entrarão automaticamente em seu mapa de reservas e fechará a disponibilidade em todos os canais de vendas simultaneamente. Sem necessidade de nenhuma intervenção humana 😜

Porém, apesar da ferramenta possuir o seu processo automatizado, é necessário que se tenham certos cuidados e boas práticas com sua utilização. 

Vamos a eles? 👀

✅ Confira as disponibilidades entre seu PMS e seu Gestor de Canais 👁️

A ferramenta utiliza as disponibilidades que você possui em seu mapa de reservas de seu PMS ou seja, qualquer alteração no seu mapa do Hospedin vai refletir na disponibilidade dos canais de vendas integrados através de seu channel manager, até mesmo uma reserva balcão inserida no seu mapa, vai bloquear a disponibilidade do quarto automaticamente.

Portanto uma boa prática é criar uma rotina de conferência das disponibilidades entre seu PMS e seu Gestor de Canais, tudo deve estar 100% igual, mas um erro de mapeamento de quartos ou de tarifas pode gerar uma divergência de disponibilidades, então nossa primeira dica é ficar atento se tudo está rodando direitinho com uma certa frequência.  

Você confere de forma prática a disponibilidade de suas categorias no seu mapa Hospedin da seguinte forma 👇🏽

1. Defina o período da conferência no calendário.
2. Minimize as reservas no mapa que que fiquem visíveis apenas as datas, categorias e disponibilidades.

Com isso é possível visualizar de forma clara as disponibilidades por data e categoria de quarto:

Se você possui uma categoria de  UH que possui 4 quartos mapeados, porém já há um ocupado no seu PMS, significa que você ainda possui 3 quartos disponíveis e este valor deve constar no seu gerenciador de canais. 

Caso Haja divergência entre os valores, contate nossa equipe de suporte através do nosso chat!

✅ Não inative o quarto em seu PMS se quiser fechá-lo para venda! ❌

Inativar um quarto no Hospedin não bloqueia ele para venda nos canais de vendas online, para bloquear a venda de determinado período é necessário bloquear datas, clique aqui e veja como fazer. 

Se o objetivo é fechar ele para venda por tempo indeterminado isso deve ser feito diretamente pelo seu gestor de canais.

✅ Não inative o quarto com bloqueios futuros!

Os bloqueios reduzem a disponibilidade e influenciam na ocupação, então se o quarto precisa ser inativado é muito importante que antes disso você cancele todos os bloqueios futuros, pois eles impactam na disponibilidade da categoria, mesmo que o quarto esteja inativado.

✅ Mantenha o seu Mapa de Reservas Organizado 💸

Um mapa de reservas organizado aumenta suas chances de ocupação, além de facilitar na hora da gestão das reservas vindas dos canais como também das feitas de forma manual. 

Como o gerenciador de canais integra as categorias de UH e não as UH's em si, o PMS envia a disponibilidade de acordo com a quantidade por categoria, independente de quais quartos estão vagos, o que é enviado é a quantidade de quartos disponíveis POR DIA dentro da categoria. Por exemplo: 

Na imagem abaixo, existem 2 reservas na categoria Suite Lua de Mel, uma entre os dias 07 à 10/04 na Suíte 1 e outra entre os dias 10 à 13/04 na Suíte 2. 

Sendo assim, não seria possível receber uma reserva vinda do canal de venda dos dias 07 a 13/04 em qualquer uma das UH's que possuo nesta categoria, certo? 

Errado!  ❌

Com um simples ajuste, posso receber esta reserva, como pode verificar no exemplo abaixo: 

Então com isso, é sempre muito importante manter o seu mapa de reservas organizado conforme as reservas vão entrando, porque se deixar para fazer esse ajuste na véspera com uma quantidade grande de reservas que entraram e quartos, esse ajuste vai se tornar muito mais complexo, é ideal ir organizando enquanto ainda há quartos disponíveis para facilitar seu trabalho e evitar overbookings.  

Nós aqui observamos que a não organização antecipada do seu mapa é um dos maiores fatores que geram overbookings em épocas de alta temporada. 🚨

Outro motivo para organizar seu mapa com antecedência é que sua chance de obter uma ocupação de 100% é muito maior, pois com os ajustes é possível ir encontrando encaixes de maior período no mapa, dando possibilidade de entrar mais reservas e nenhum quarto dormir vazio por um dia que seja na época em que atingir 100% de ocupação é possível.

✅ Crie um processo e tenha cuidado com realocação de reservas. ⚠️

Por vezes, será necessário fazer reajustes no seu mapa de reservas e com isso, mudar algumas reservas temporariamente de lugar para que possa organiza-lo.  

Vale lembrar que no sistema Hospedin, você tem a possibilidade de colocar reservas manuais em Fila de Espera para que possa fazer este ajuste, porém isso não se aplica a reservas vindas do gerenciador de canais, pois elas possuem travas do próprio canal que impedem esta ação.  

Sendo assim, o que fazer neste caso?  Se tiver quartos vagos basta apenas fazer os devidos ajustes, mas e se estiver tudo lotado somente com reservas vindas do canal, o que fazer?       

Caso haja a possibilidade em sua conta, recomendamos que seja criado uma Categoria de UH chamada "Realocação" e então criar uma UH com o mesmo nome ("Realocação"). 

Feito isso, vincular a UH na categoria e então utiliza-la para fazer o reajuste. Feito isso, a UH e a Categoria devem ser inativadas para não afetarem em suas métricas. 

🚫 Nunca criar uma UH e vincular a uma categoria mapeada por seu gestor de canais, pois isso pode gerar uma disponibilidade que não existe.  Caso tenha dúvidas neste processo, você poderá contactar o suporte da Hospedin para auxilia-lo.  🤙🏻

Obs: Sempre que mudar uma reserva vinda de canais de venda online de categoria ou de data, abrirá uma disponibilidade na categoria mapeada originalmente, o que pode acarretar na inserção de uma reserva manual no local ou vinda de um canal de venda e assim gerar um overbooking. as trocas devem ser feitas em casos específicos e somente quando necessário. recomendamos também que sejam feitas no menor tempo possível.

🧯O RISCO DE OVERBOOKING É MUITO GRANDE

Cuide com a troca de categorias de reservas vindas dos canais de vendas integrados com o channel manager. Caso essa reserva seja cancelada, mesmo que enviemos disponibilidade 0 para a categoria e data, o canal de venda não respeita e abre a disponibilidade na categoria e data original dela e nós vamos abrir a disponibilidade na categoria e data na qual ela foi alocada, gerando duas disponibilidades quando só existe uma. NÃO RECOMENDAMOS a troca de reservas integradas de categoria e de datas, se precisar fazer dê preferência por trocar reservas manuais. Se for indispensável, faça isso com segurança no canal que originou a reserva.

Nossa dica é que sempre tenha uma pessoa por turno que entenda bem do processo, para fazê-lo com segurança.

✅  Mantenha-se atento as notificações 🧐

Sempre que uma reserva vinda do canal de venda não puder ser feita no seu mapa, seja por erro de disponibilidade, erro do canal de vendas ou por simples reajuste, você receberá uma notificação em sua conta como esta no exemplo abaixo:

Caso seja um simples reajuste, basta fazer os ajustes necessários em seu mapa e realoca-la, porém caso não haja disponibilidade no seu mapa, isso se caracteriza como um Overbooking. Neste segundo, o contato com o suporte deve ser de imediato.  

Monitorar as notificações constantemente lhe permite tomar ações antes de que a situação possa se agravar, com isso é muito importante sempre estar atento a elas! 

✅  Comunique-se caso precise excluir UH's ou trocar suas categorias 📢

É fundamental que  se você excluir uma UH ou Categoria de UH que esteja mapeada dentro do seu PMS, você comunique o seu provedor do Channel Manager para que ele faça os reajustes necessários a fim de corrigir a suas disponibilidades no canal. 

O mesmo se aplica caso você tenha criado novas UH's ou categorias de UH que deseja mapear.

As organização de seu mapa no PMS deve ser igual à do seu channel manager e igual nos seus canais de vendas, qualquer alteração feita precisa ser ajustada nos 3 e mapeada por seu gestor de canais.

✅ Cancelamentos devem ser feitos no canal de origem da reserva ⛔

Não é possível cancelar reservas vindas de canais de vendas no sistema Hospedin. 

O cancelamento é feito de forma automática quando recebido do canal de venda. 

Se a reserva foi cancelada no canal e ainda não saiu do seu mapa de reservas, você poderá contactar o suporte da Hospedin com um Print do cancelamento da reserva no canal para que possamos lhe auxiliar a remoção da reserva. 

Caso você deseje fazer o cancelamento de uma reserva vinda através do canal de venda, o cancelamento deverá ser realizado diretamente na extranet do canal de venda ou solicitado ao hospede que realizou a reserva. 

Caso tenha reaberto uma reserva vinda do canal de venda que já tenha sido cancelada, você não mais conseguirá cancelar-la, com isso, basta solicitar o cancelamento desta ao nosso suporte. 

Se na hora de fazer qualquer alteração ou conferência, pintar aquela dúvida, chame nossa equipe no chat!